Medewerker Aanmeldbureau/secretariaat

Medewerker Aanmeldbureau/secretariaat

Functieomschrijving


Op de fiets of met het OV kom je aan op ons kantoor (een van onze vier hoofdlocaties) in Arnhem. Je installeert je op de werkplek en de andere collega’s komen één voor één binnen. Leuk, je begroet iedereen, maakt waar tijd is een praatje en haalt intussen een bakje koffie of thee om de werkdag te starten! In de ochtend overleg je met jouw collega’s welke taken er die dag moeten worden opgepakt. Jij gaat de nieuwe online aanmeldingen verwerken en tussendoor beantwoord je telefoontjes van ouders/verzorgers, gemeentes en/of verwijzers. Je staat allen te woord en probeert hun vragen zo goed mogelijk te beantwoorden. Hierbij toon je begrip voor de situatie en bied je een luisterend oor. Dit zorgt ervoor dat je fijne gesprekken hebt en voldoening voelt, de ouders/verzorgers hangen de telefoon tevreden op. Het is intussen alweer tijd voor pauze! Het kantoor is midden in het centrum van Arnhem gevestigd. Je kan een lekkere wandeling maken door het nabijgelegen Sonsbeekpark met jouw collega’s, of je gaat even snel de stad in om boodschappen te doen. Prettig je hoofd even leeg te kunnen maken en te genieten van de frisse lucht!

Na de pauze begin je met het inplannen van online intake gesprekken met ouder(s) en of cliënt. Je verzet een afspraak en beantwoord je vragen die via de mail zijn binnen. Tussendoor komt een collega binnenlopen met een vraag. Jouw dag is afwisselend. Na een enerverende maar prettige werkdag ga je tevreden naar huis . Morgen weer een dag!


Verwachtingen

Als medewerker Aanmeldbureau/Secretariaat bij RIOzorg ben je het eerste aanspreekpunt van de organisatie en een spin in het web, men weet jou te vinden. Op ons hoofdkantoor in Arnhem werk je op een centraal secretariaat en voer je je werkzaamheden uit voor alle behandellocaties in Nederland. Dit houdt onder andere in het maken van afspraken voor cliënten en het verrichten van administratieve werkzaamheden.

Wij zijn onze cliënten zo adequaat mogelijk van dienst. Samen met collega’s van het secretariaat, onder leiding van de office manager, vorm je een team en draag je zorg voor een zo efficiënt mogelijke afhandeling van alle voorkomende secretariële en administratieve taken.


Wat behoort tot het takenpakket?

  • Je bent het eerste aanspreekpunt van onze organisatie;
  • Cliënten en hun ouders/verzorgers telefonisch en schriftelijk te woord staan;
  • Het verwerken en versturen van ontvangen en uitgaande post;
  • Het bijhouden van de agenda’s;
  • Afspraken (her)plannen;
  • Nieuwe aanmeldingen verwerken en monitoren in Nedap ONS;
  • Het inplannen van intakes;
  • Eerste aanspreekpunt voor gemeentes en verwijzers, zowel schriftelijk als telefonisch;
  • Administratieve taken verrichten in zowel Word & Excel als in ons cliëntendossier Nedap ONS;
  • Aanspreekpunt zijn voor collega’s;
  • Inscannen en vastleggen van documenten.

Wat neem je mee?

  • Kennis op MBO- niveau is vereist, aangevuld met enkele jaren werkervaring op administratief/secretarieel gebied. Werkervaring in de zorg is een pré;
  • Je beschikt over uitstekende sociale vaardigheden zoals luistervaardigheid hulpvaardigheid;
  • Je beschikt over zeer goede schriftelijke en mondelinge uitdrukkingsvaardigheden ;
  • Ervaring met het werken met het Office-pakket is vereist;
  • Je werkt precies, accuraat en systematisch;
  • Kunnen motiveren, stimuleren en het overwinnen van weerstanden zijn vereist in de contacten met cliënten en hun relaties;
  • Je weet het hoofd koel te houden in drukke periodes;
  • Je bent integer vanwege het hebben van inzage in cliëntgegevens.

Wat kunnen wij jou bieden?

Leuk dat je overweegt om bij ons te komen werken! We ontmoeten je graag. Wij kunnen je als RIOzorg het volgende bieden voor de functie van medewerker aanmeldbureau/secretariaat:

  • Inschaling in FWG 30, met een maximum van € 3.007,00 bruto per maand bij een fulltime dienstverband (36 uur), exclusief 8% vakantiegeld en eindejaarsuitkering van 8,33% (conform CAO GGZ).
  • Reis- en onkostenvergoeding;
  • Pensioenregeling via PFZW;
  • Laptop en mobiele telefoon;
  • Persoonlijke ontwikkeling middels een ruim keuze aan nascholingsmogelijkheden;
  • Bedrijfsrechtsbijstandverzekering;
  • Goed geregelde interne organisatie (reeks van protocollen en richtlijnen beschikbaar);
  • Vertrouwen, vrijheid en flexibiliteit;
  • Mogelijkheid tot thuiswerken;
  • … en zeker niet onbelangrijk: een prettig en hecht team van collega’s waarmee je kennis en ervaringen kunt uitwisselen en je een gezellige wandel-lunch-date kunt inplannen.

Waarom RIOzorg?

RIOzorg biedt vanuit ambulante locaties onderzoek en behandeling om een passend antwoord te geven op de hulpvraag van kind en jeugd. We hebben meer dan 30 ambulante behandellocaties en drie hoofdlocaties (Arnhem, Amersfoort en Den Haag). RIOzorg bestaat uit meer dan 100 gedreven en SKJ/BIG-geregistreerde zorgprofessionals. Onze bevlogen teams bestaan uit GZ-psychologen, registerpsychologen NIP, orthopedagoog-generalisten, basispsychologen, orthopedagogen, systeemtherapeuten, (kinder-/jeugd-)artsen, psychiaters en stafmedewerkers (zoals HR en Marketing). Elk team van RIOzorg heeft een eigen teamcoördinator, elke cliënt/casus een eigen regiebehandelaar in combinatie met een casemanager. Daarbij werken we nauw samen met de naaste omgeving van de cliënt: ouder(s)/verzorger(s), school, huisarts/POH GGZ (J) en/of CJG/wijkteam. Werkgeluk is een belangrijke pijler bij RIOzorg, hierbij richten we ons op de balans tussen werk en privé, de mate van invloed van de individuele werknemer, mandaat (vrijheid om zelf besluiten te mogen nemen) en een team waarin sprake is van plezier en onderlinge verbinding.


Word jij onze nieuwe Medewerker Aanmeldbureau/Secretariaat?

Ben jij enthousiast geworden om ons team te komen versterken? Dan komen wij graag met jou in contact. Middels de onderstaande knop kan je eenvoudig solliciteren. Motivatiebrief en CV kun je richten aan Janet de Graaf (Officemanager) van RIOzorg. Voor meer informatie over de functie kun je bellen naar Janet de Graaf (06-86883993).


Om in aanmerking te komen voor deze functie is een positieve Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) vereist. Het natrekken van referenties, integriteitscontrole via het Waarschuwingsregister Zorg & Welzijn en het controleren van diploma’s maken onderdeel uit van de sollicitatieprocedure. Acquisitie voor het invullen van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.